Page 21 - ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)

ห้องสมุดกรมพัฒนาที่ดิน
2-7

ครั้งเมื่อมีการน าเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้เพื่อการจัดเก็บข้อมูล จึงช่วยลดการใช้เอกสาร
เอกสารต่างๆ เริ่มลดลงจากการน าข้อมูลมาบันทึกลงในสื่อบันทึกข้อมูล ที่มีความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลได้
ในปริมาณมหาศาลอย่างไม่น่าเชื่อ เปรียบเทียบได้จากเอกสารกองโตและแฟ้มเอกสารต่างๆ ภายในตู้เก็บเอกสารที่

มีอยู่เต็มห้อง สามารถจัดเก็บลงในฮาร์ดดิสก์หรือในแผ่นซีดี/ดีวีดีเพียงไม่กี่แผ่น และด้วยข้อมูลที่จัดเก็บเป็น
รูปแบบดิจิตอล จึงท าให้การค้นหาข้อมูลเป็นไปด้วยความสะดวกและรวดเร็ว ที่ส าคัญข้อมูลที่จัดเก็บยังไม่ถูก
ลบเลือนไปตามกาลเวลา ซึ่งต่างจากข้อมูลบนเอกสารที่จะเสื่อมสภาพไปตามกาลเวลา
จากแนวคิดการจัดเก็บข้อมูลด้วยระบบแฟ้มข้อมูล ก็เข้าสู่ยุคฐานข้อมูลที่เป็นแหล่งรวมของ
แฟ้มข้อมูลต่าง ๆ ที่มีความสัมพันธ์กัน จนกระทั่งเข้าสู่ยุคฐานข้อมูลขนาดใหญ่อย่างคลังข้อมูล ที่เต็มไปด้วย

ข้อมูลจ านวนมหาศาล แล้วภายใต้ข้อมูลจ านวนมากเหล่านี้ ย่อมมีข้อมูลทางคุณค่าที่ซ่อนเร้นอยู่ภายในเปรียบ
ราวกับการขุดเหมืองแร่ขนาดใหญ่ เพียงเพื่อต้องการสกัดคงไว้เหลือแต่แร่ที่มีคุณค่าเท่านั้น (โอภาส เอี่ยมสิริ
วงศ์, 2557)

1) โครงสร้างแฟ้มข้อมูล (File Structure)
ADSMAX (2557ก) ได้อธิบายเกี่ยวกับ โครงสร้างแฟ้มข้อมูล (File Structure) ใน
เว็บไซต์ http://easy-basic-database-system.blogspot.com ว่า โครงสร้างแฟ้มข้อมูลประกอบด้วย
โครงสร้างพื้นฐานที่ล าดับจากหน่วยที่เล็กที่สุดไปยังหน่วยที่ใหญ่ขึ้นตามล าดับต่อไปนี้ คือ บิต (Bit) ไบต์ (Byte)

ฟิวด์ (Field) เรคอร์ด (Record) และ ไฟล์ (File)
1.1) บิต (Bit) ประกอบด้วยเลขฐานข้อมูล (Binary Digit) ถือเป็นหน่วยเล็กที่สุดของข้อมูล
ในคอมพิวเตอร์ โดยบิต จะมีเพียงหนึ่งในสอง สถานะเท่านั้นคือ 0 หรือ 1 เพื่อแทนสัญญาไฟฟ้า off หรือ on
ดังนั้นบิต จึงไม่สามารถแทนค่าข้อมูลในปริมาณมากๆ ได้

1.2) ไบต์ (Byte) เมื่อบิตไม่สามารถใช้แทนค่าข้อมูลในปริมาณมากๆ ได้ เนื่องจากมี
เพียง 2 สถานะเท่านั้น จึงได้มีการน าจ านวนบิตหลาย ๆ บิตมารวมกันเป็นไบต์ ซึ่งโดยปกติแล้ว 1 ไบต์จะประกอบ
ด้วย 8 บิต ดังนั้นจึงท าให้หนึ่งไบต์ สามารถสร้างรหัสแทนข้อมูลขึ้นมาใช้แทนตัวอักขระให้แตกต่างกันได้ถึง
2 ยกก าลัง 8 หรือ 256 อักขระด้วยกัน นั่นเอง

1.3) ฟิลด์ (Field) ฟิลด์ คือ การน าอักขระหรือไบต์ตั้งแต่ 1 ไบต์ขึ้นไปมารวมกันเพื่อให้
เกิดความหมายขึ้นมา เช่น ฟิลด์ Name เป็นฟิลด์ที่ใช้แทนชื่อของพนักงาน หรือฟิลด์ Address ที่ใช้เก็บที่อยู่
ของพนักงาน เป็นต้น

1.4) เรคอร์ด (Record) เรคอร์ด คือ กลุ่มของฟิลด์ที่มีความสัมพันธ์กัน กล่าวคือ ใน 1
เรคอร์ดจะประกอบฟิลด์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องรวมกันเป็นเรคอร์ด ตัวอย่างเช่น เรคอร์ดพนักงาน ประกอบด้วยฟิลด์
รหัสพนักงาน ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ต าแหน่ง เพศ วันเกิด และ เงินเดือน เป็นต้น ดังนั้น ภายใน
1 เรคอร์ดจึงจ าเป็นต้องมีอย่างน้อย 1 ฟิลด์เพื่อใช้ส าหรับอ้างอิงข้อมูลในเรคอร์ดนั้น ๆ
1.5) ไฟล์ (File) คือ กลุ่มของเรคอร์ดที่สัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น ในแฟ้มพนักงานจะ

ประกอบไปด้วยเรคอร์ดต่าง ๆ ของพนักงานทั้งหมดที่อยู่ในบริษัท ดังนั้น ไฟล์ 1 จึงจ าเป็นต้องมีอย่างน้อย 1
เรคอร์ด เพื่อใช้ส าหรับอ่านข้อมูลขึ้นมาใช้งาน
2) ชนิดของแฟ้มข้อมูล (Types of Conventional Files)

ADSMAX (2557ข) ได้อธิบายเกี่ยวกับชนิดของแฟ้มข้อมูล (Types of Conventional
Files)