Page 23 - ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
P. 23
ห้องสมุดกรมพัฒนาที่ดิน
2-9
2.4.2 แนวคิดของการใช้ฐานข้อมูล
วศิน เพิ่มทรัพย์ และ วิโรจน์ ชัยมูล (2548) กล่าวว่า การน าระบบฐานข้อมูลมาใช้จัดการกับ
ข้อมูลนั้น มีแนวคิดที่ตั้งอยู่บนพื้นฐาน ดังนี้
1) ลดความซ้้าซ้อนกันของข้อมูล (Reduced Data Redundancy)
การจัดเก็บข้อมูลของหน่วยงานซึ่งแยกกันไว้หลายที่ อาจมีบางส่วนที่ซ้ าซ้อนกันได้ (Data
Redundancy) กล่าวคือ มีข้อมูลชุดเดียวกันถูกจัดเก็บในสองแฟ้มข้อมูลหรืออาจมากกว่านั้น เช่น ฝ่ายการเงิน
กับฝ่ายขาย ต่างก็เก็บข้อมูลลูกค้าไว้ที่ฝ่ายของตนเอง ท าให้เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลโดยเปล่าประโยชน์
และเมื่อใดก็ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงในแฟ้มข้อมูลนั้น เช่น ที่อยู่ของลูกค้าเปลี่ยนแปลงไป ก็ต้องตามไปแก้ไข
ทุกๆ แฟ้มที่เก็บทั้งของฝ่ายขายและฝ่ายการเงินท าให้เสียเวลาเป็นอย่างมาก การน าเอาฐานข้อมูลมาใช้จึงเป็น
การลดความซ้ าซ้อนกันของข้อมูลได้เป็นอย่างดี
2) ลดความขัดแย้งของข้อมูล (Reduced Data Inconsistency)
ลักษณะของข้อมูลที่เป็นชุดเดียวกันแต่มีค่าต่างกัน เป็นผลสืบเนื่องมาจากการซ้ าซ้อนกัน
ของข้อมูล เช่น ในตัวอย่างของข้อมูลลูกค้าที่ยกตัวอย่างข้างต้น หากมีการเปลี่ยนแปลงที่อยู่และมีการแก้ไข
เฉพาะฝ่ายขายที่เดียว อีกทั้งฝ่ายขายเองก็ไม่ได้แจ้งให้กับทางฝ่ายการเงินทราบ เพราะต่างฝ่ายต่างจัดการกับ
ข้อมูลกันเอง ข้อมูลที่อยู่ลูกค้าของฝ่ายการเงินจึงยังเป็นข้อมูลเดิม ท าให้เวลาออกบิลหรือเรียกเก็บเงินลูกค้า
ฝ่ายการเงินอาจจัดส่งข้อมูลการเรียกเก็บเงินไปผิดที่ได้ จะเห็นได้ว่าการประมวลผลที่ต่างคนต่างจัดการข้อมูล
กันเองนั้น ท าให้ข้อมูลที่อยู่ของลูกค้าเกิดความขัดแย้งและมีค่าที่ไม่ตรงกันได้ อีกทั้งยังสับสนว่าข้อมูลอันไหนที่
ใหม่กว่ากัน หรือจะเลือกใช้อันไหนดี
การแก้ปัญหาโดยเอาฐานข้อมูลมาจัดเก็บจึงเป็นทางออกที่ดีกว่าในการลดความขัดแย้ง
กัน เพราะเมื่อมีการแก้ไขข้อมูลโดยฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ข้อมูลที่อีกฝ่ายหนึ่งเห็นหรือเรียกใช้ก็จะถูกเปลี่ยนไปด้วย
เนื่องจากเป็นข้อมูลชุดเดียวกันในเครื่องนั่นเอง
3) การรักษาความคงสภาพของข้อมูล (Improved Data Integrity)
ความคงสภาพของข้อมูล (Data Integrity) คือ ความถูกต้อง ความสอดคล้อง ความ
สมเหตุสมผลของข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลนั้น การน าเอาฐานข้อมูลมาใช้จะช่วยให้สามารถควบคุมความคง
สภาพนี้ได้อย่างไม่ยากนัก โดยเราสามารถก าหนดชนิดของข้อมูล (Data Type) และความยาวของข้อมูล
(Data Length) ให้กับข้อมูลแต่ละส่วนได้ ต่อจากนั้นข้อมูลส่วนใดที่มีลักษณะผิดแปลกออกไปจะไม่สามารถ
บันทึกเข้ามาได้ จึงท าให้ข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูลนั้นมีความถูกต้องตามโครงสร้างอยู่เสมอ
4) ใช้ข้อมูลร่วมกันได้ (Shared Data)
การจัดเก็บข้อมูลไว้ที่เดียวกัน ท าให้แต่ละฝ่ายในองค์กรสามารถที่จะเรียกใช้ข้อมูล
ระหว่างกันได้โดยง่าย เช่น ฝ่ายการเงินต้องการข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลลูกค้า ก็สามารถเรียกใช้ได้โดยดึง
ข้อมูลมาจากระบบฐานข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในที่เดียวกัน หรือฝ่ายบริหารอาจต้องการข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูล
พนักงานเพื่อดูประวัติการท างานก็สามารถเรียกใช้ร่วมกันได้ เป็นต้น
5) ง่ายต่อการเข้าถึงข้อมูล (Easier Access)
ฐานข้อมูลช่วยให้การเข้าถึงข้อมูลง่ายขึ้น เพราะมีกลไกในการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นแบบ
เดียวกัน โดยเฉพาะในระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่เรียกว่า RDBMS (Relational Database
Management System) จะมีค าสั่งในการเรียกค้นข้อมูลเป็นภาษา SQL (Structure Query Language) ให้
สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ตามที่ต้องการ เช่น การค้น การเปลี่ยนแปลงแก้ไข การเพิ่ม ลบรายการข้อมูล เป็นต้น
