Page 20 - ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
P. 20
ห้องสมุดกรมพัฒนาที่ดิน
2-6
3) ทันต่อเวลา (Timely) ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเทศให้ทันต่อเหตุการณ์ มีระยะ
เวลาการรอคอยไม่นาน
4) คุ้มราคา (Economical) ระบบสารสนเทศที่น ามาใช้งานต้องให้ผลตอบแทนที่คุ้มค่ากับการ
ลงทุน
5) ตรวจสอบได้ (Verifiable) ระบบสารสนเทศต้องสามารถตรวจสอบผลลัพธ์จากการประมวลผล
ได้ว่าผลลัพธ์นั้นหามาได้อย่างไร
6) ยืดหยุ่น (Flexible) ระบบสารสนเทศต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับเหตุการณ์ปัจจุบัน
ได้ เช่น เมื่อมีการเปลี่ยนกฎหมายให้เพิ่มภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบสารสนเทศต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้ถูกต้องตรง
ตามกฎหมาย หรือสามารถขยายขีดความสามารถให้รองรับการท างานของผู้ใช้หลายคนได้
7) สอดคล้องกับความต้องการ (Relevant) ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเทศที่มีความ
เกี่ยวข้องกับการท างาน สามารถน าไปใช้ในการตัดสินใจได้
8) สะดวกในการเข้าถึง (Accessible) ระบบสารสนเทศต้องอ านวยความสะดวกให้ผู้ใช้สามารถ
เข้าถึงข้อมูลได้ง่าย
9) ปลอดภัย (Secure) ระบบสารสนเทศต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการ
เข้าถึงข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาต หรือมีแผนการส ารองข้อมูลและกู้คืนข้อมูลที่อาจเกิดความเสียหายจากการใช้
งานได้ (กนิษฐา กาฬภักดี, 2556)
2.4 ฐานข้อมูลและการจัดการฐานข้อมูล
โอภาส เอี่ยมสิริวงศ์ (2557) กล่าวว่า ฐานข้อมูลมีบทบาทส าคัญต่อวงการทั่วไปอย่างมาก ดังจะเห็น
จากทุกๆ ที่มีคอมพิวเตอร์ใช้งานเพื่อการประมวลผล ไม่ว่าจะเป็นการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์เพื่องานธุรกิจ
การศึกษา การแพทย์ วิทยาศาสตร์ และงานด้านวิศวกรรม ก็ล้วนแต่ข้องเกี่ยวกับฐานข้อมูลแทบทั้งสิ้น ดังนั้น
จึงอาจกล่าวได้ว่าอัตราการเติบโตของการใช้งานคอมพิวเตอร์ ได้ส่งผลกระทบโดยตรงต่อเทคโนโลยีฐานข้อมูล
จึงส่งผลให้แต่ละองค์กรต่างจ าเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์เพื่อการเข้าถึงฐานข้อมูลที่ตนต้องการ ซึ่งใช่ว่าจะเป็น
เพียงฐานข้อมูลในระดับภายในองค์กรเท่านั้น แต่ยังได้พัฒนาเป็นฐานข้อมูลทั้งภายในและภายนอกมาอยู่
รวมกันเป็นฐานข้อมูลขนาดใหญ่มหึมาที่เรียกว่าคลังข้อมูล นอกจากนี้ ฐานข้อมูลยังเป็นส่วนหนึ่งของระบบ
สารสนเทศในขณะที่ระบบสารสนเทศ ก็ได้ถูกบูรณาการเข้าไปเป็นหนึ่งเดียวกันกับกระบวนการทางธุรกิจไป
แล้ว
2.4.1 แนวคิดพื้นฐานเกี่ยวกับการจัดการแฟ้มข้อมูล
แนวคิดการจัดการข้อมูลได้เกิดขึ้นมาตั้งแต่อดีตกาล แล้วก็ได้รับการพัฒนาตามเทคโนโลยีใน
แต่ละยุคสมัย การจัดการข้อมูลได้ริเริ่มมาจากการบันทึกข้อมูลลงในสมุดบันทึก ซึ่งไม่มีรูปแบบการบันทึก
ข้อมูลที่แน่นอน ต่อมาเมื่อปริมาณข้อมูลเพิ่มขึ้น จึงได้พัฒนารูปแบบการจัดเก็บข้อมูลให้มีระบบระเบียบ มี
มาตรฐานด้วยการบันทึกข้อมูลลงในเอกสาร มีการจัดเก็บแฟ้มเอกสารแยกประเภทตามหมวดหมู่ มีการจัดท า
สารบัญและดัชนีเพื่อให้การค้นหาข้อมูลมีความรวดเร็วขึ้น และเพื่อให้แฟ้มเอกสารเหล่านี้ มีความปลอดภัยมาก
ขึ้นก็จะน าไปเก็บไว้ที่ตู้เก็บเอกสาร ซึ่งวิธีดังกล่าว ก็ยังคงถูกน ามาใช้จนถึงปัจจุบัน แต่หากมีปริมาณข้อมูลเพิ่ม
มากขึ้น ย่อมท าให้เอกสารต่างๆ ทวีมากขึ้นตามมาด้วย ตู้เก็บเอกสารก็ต้องมีมากขึ้น จึงท าให้ต้องสิ้นเปลือง
ค่าใช้จ่ายและพื้นที่ที่ใช้ส าหรับวางตู้เอกสารเหล่านั้น ประกอบกับการค้นหาข้อมูลย่อมเกิดปัญหาความล่าช้า
ตามมา อันเนื่องมาจากมีตู้เก็บเอกสาร และเอกสารจ านวนมากนั่นเอง
