Page 16 - ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
P. 16
ห้องสมุดกรมพัฒนาที่ดิน
2-2
ถ้าเป็นเอกสารส าคัญ จะรู้ได้อย่างไรว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ชิ้นนั้น สามารถน ามาใช้เป็น
หลักฐานอ้างอิงได้ และเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป
ระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกว่า e-Archiving Service เป็นระบบที่
มีการบริหารจัดการเอกสารประเภทที่พร้อมที่จะจัดเก็บเพื่อเป็นเอกสารอ้างอิง โดยมีกระบวนการในการยืนยัน
และรับรองความถูกต้องที่สอดคล้องกับต้นฉบับอีกด้วย ท าให้มั่นใจได้ว่าเอกสารจะยังคงไว้ซึ่งความลับ ความ
ครบถ้วนและความพร้อมใช้งาน
ส่วนทางด้านของเทคโนโลยีที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้น จะ
เริ่มตั้งแต่การแปลงเอกสารและข้อความให้อยู่ในรูปของอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ต้องด าเนินการก่อน
การจัดเก็บเอกสารเข้าระบบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนไปถึงการจัดเก็บรักษาและการเข้าถึง
ข้อมูล ซึ่งเราเรียก วงจรนี้ว่า e-Document Life Cycle โดยจะมีทั้งหมด 6 ขั้นตอน ได้แก่ 1) Creation
2) Acquisition 3) Identification 4) Storage 5) Preservation 6) Access
ส าหรับกระบวนการในขั้นแรก คือ การแปลงเอกสารเป็นอิเล็กทรอนิกส์ (Creation) นั้น
ปกติการที่จะได้มาซึ่งข้อมูลคือ ไฟล์เอกสารที่เราคุ้นเคยกันอยู่ทุกวันหรือเอกสารต้นฉบับที่ผ่านการสแกนมา
เป็นไฟล์เรียบร้อยแล้ว ซึ่งผู้น าเอกสารเข้าต้องตระหนักว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจสูญหายได้ ซึ่งต้องมี
วิธีการจัดเก็บ ระยะเวลาที่เหมาะสมและวิธีรักษาที่ดีด้วย
ผู้สร้างเอกสารควรประมาณการระยะเวลาของข้อมูลและปัจจัยอื่น ๆ ก่อน ซึ่งจะเป็นตัวชี้วัด
ที่ดีในอนาคต ส าหรับกรณีคล้ายกันนี้
กระบวนการจัดเก็บและรักษาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น เมื่อประกอบ
ด้วย Format, มาตรฐาน และ Metadata Description ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้น ของ e-Document Life Cycle
ตัวอย่างเช่น The Oak Ridge National Laboratory (Tennessee, USA) ได้ประกาศ Guideline ส าหรับ
การสร้างเอกสารดิจิทัล ซึ่งบอกถึงขอบเขต ซอฟต์แวร์ที่สามารถน ามาใช้ และ Format Layout ของเอกสาร
เพื่อให้ง่ายต่อการบริหารจัดการข้อมูล
2.2 แนวคิดเกี่ยวกับข้อมูลและสารสนเทศ
2.2.1 ความหมายของข้อมูล มีนักวิชาการได้กล่าวรายละเอียดไว้ดังนี้
ทิพวรรณ หล่อสุวรรณรัตน์ (2545: 9) ได้ให้ความหมายว่า ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับ
เหตุการณ์หรือข้อมูลดิบที่ยังไม่ผ่านการประมวลผลยังไม่มีความหมายในการน าไปใช้งาน ข้อมูลอาจเป็นตัวเลข
ตัวอักษร สัญลักษณ์ รูปภาพ เสียงหรือภาพเคลื่อนไหว
ณัฏฐพนธ์ เขจรนันทน์ และไพบูลย์ เกียรติโกมล (2547: 40) ได้ให้ความหมายว่า ข้อมูล หมายถึง
ข้อมูลดิบ (Raw Data) ที่เก็บรวบรวมมาจากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร โดยข้อมูลดิบจะยังไม่มี
ความหมายในการน าไปใช้งานหรือตรงตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น รายรับ-รายจ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละวันของ
ธุรกิจ นิสิตนักศึกษาที่ลงทะเบียนเรียน หรือเงินเดือนของข้าราชการ เป็นต้น
กฤติกา วิชาธร (2555) ได้ให้ความหมายว่า ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเรื่อง
ใดเรื่องหนึ่งที่อยู่ในรูปของตัวเลขหรือสัญลักษณ์ต่างๆ ที่ยังไม่ผ่านการประมวลข้อมูล
