Page 22 - ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)

ห้องสมุดกรมพัฒนาที่ดิน
2-8

2.1) แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) แฟ้มข้อมูลหลักเป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้ส าหรับจัดเก็บ
ข้อมูลที่ค่อนข้างคงที่ โดยเมื่อมีการบันทึกรายการข้อมูลเพิ่มเติมเข้าไปในแฟ้มข้อมูลหลักแล้ว รายการข้อมูล
ดังกล่าวก็ยังคงอยู่ในระบบตลอดระยะเวลาที่ใช้งานตัวอย่างแฟ้มข้อมูลหลัก เช่น แฟ้มข้อมูลสมาชิก แฟ้มข้อมูล

นักศึกษา แฟ้มข้อมูลผลิตภัณฑ์สินค้า เป็นต้น ส าหรับการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลในแฟ้มข้อมูลหลักนั้น สามารถท า
ได้ 3 รูปแบบด้วยกันคือ
2.1.1) การเพิ่ม (Add) เช่น การเพิ่มข้อมูลสมาชิกรายใหม่เข้าไปในแฟ้มข้อมูล
2.1.2) การลบ (Delete) เช่น การลบข้อมูลสมาชิกออกจากแฟ้มข้อมูล เนื่องจาก
ลูกค้ายกเลิกการเป็นสมาชิก หรือลูกค้าไม่ต่ออายุสมาชิก

2.1.3) การแก้ไขปรับปรุง (Modify) เช่น การเปลี่ยนแปลงข้อมูลสมาชิก โดยลูกค้า
ได้มีการเปลี่ยนชื่อหรือ นามสกุล การเปลี่ยนแปลงที่อยู่เพื่อจัดส่งสินค้า เป็นต้น
2.1.4) แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction File) แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง

เป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้จัดเก็บรายการข้อมูลประจ าวันที่มีการเคลื่อนไหวอยู่เสมอ เช่น แฟ้มข้อมูลการลงทะเบียนเรียน
ของ นักศึกษา แฟ้มข้อมูลรายการฝากหรือถอนเงินในบัญชีธนาคาร แฟ้มข้อมูลการซื้อขายสินค้าในแต่ละวัน เป็นต้น
2.2) แฟ้มเอกสาร (Document File) แฟ้มเอกสารจัดเป็นไฟล์เอกสารหรือไฟล์รายงาน
(Report File) ที่เคยผ่านการประมวลผลมาแล้วครั้งหนึ่งด้วยโปรแกรม เช่น การสั่งประมวลผลโปรแกรม และ

ก าหนดให้พิมพ์รายงานลงในไฟล์ เพื่อจัดเก็บลงในคอมพิวเตอร์แทนที่จะสั่งประมวลผลและพิมพ์ผ่านเครื่องพิมพ์
โดยตรง ดังนั้น เมื่อต้องการใช้งานก็สมารถเรียกไฟล์รายงานดังกล่าว ขึ้นมาใช้งานหรือสั่งพิมพ์รายงานนั้นได้ทันที
โดยไม่ต้องผ่านการประมวลผลอีก
2.3) แฟ้มประวัติ (Archival File) แฟ้มประวัติเป็นแฟ้มข้อมูลที่บรรจุไปด้วยแฟ้มข้อมูล

หลักและแฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง ซึ่งอาจเป็นเรคอร์ดข้อมูลต่างๆ ที่ถูกลบออกไปหรือถูกเคลื่อนย้ายจากสื่อ
อุปกรณ์ออนไลน์ (Online Storage) เพื่อน าไปจัดเก็บไว้ในสื่ออุปกรณ์แบบออฟไลน์ Offline Storage เช่น
การเคลื่อนย้ายข้อมูลแฟ้มประวัติลูกค้าเก่าจากฮาร์ทดิสก์ แล้วน าไปบันทึกลงเทป ข้อมูลประวัติที่เคลื่อนย้ายไป
นั้นจะไม่ได้มีการน ามาใช้งานธุรกรรมใดๆ ในประจ าวัน เป็นต้น

2.4) แฟ้มตารางอ้างอิง (Table Look Up File) แฟ้มตารางอ้างอิง เป็นไฟล์หรือ
ตารางที่ใช้เพื่อการอ้างอิงข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บลงในแฟ้มตารางค่อนข้างคงที่หรือมักไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลง
ใดๆ เช่น ตารางภาษี ตารางรหัสไปรษณีย์ ตารางคณะ และตารางสาขา เป็นต้น

2.5) แฟ้มเพื่อการตรวจสอบ (Audit File) แฟ้มตรวจสอบ จัดเป็นไฟล์พิเศษชนิดหนึ่งที่
ใช้เก็บประวัติการบันทึกเรคอร์ดต่างๆ ที่ถูกอัพเดตลงในไฟล์ต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งแฟ้มข้อมูลหลักกับแฟ้ม
รายการเปลี่ยนแปลง ที่สามารถน ามาใช้งานร่วมกับแฟ้มตรวจสอบ แฟ้มตรวจสอบจะคอยติดตามบันทึกประวัติ
การประมวลผลของแฟ้มข้อมูลหลักและแฟ้มรายการเปลี่ยนแปลงเพื่อสามารถน าไปใช้เพื่อการกู้คืนข้อมูลใน
กรณีที่ระบบเกิดความเสียหาย ส าหรับแฟ้มตรวจสอบนี้ บางครั้งอาจเรียกว่า Log File ที่ผู้คนส่วนใหญ่มักนิยม

เรียกกัน