Page 15 - ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
P. 15
ห้องสมุดกรมพัฒนาที่ดิน
บทที่ 2
แนวคิดและทฤษฎีที่เกี่ยวข้อง
ในการพัฒนา “ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)”
ผู้พัฒนาได้ท าการศึกษาแนวคิด ทฤษฎี ตลอดจนเอกสารงานวิจัยต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง น ามาใช้ประกอบการ
พัฒนาระบบ เพื่อให้ได้ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ที่สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการด าเนินงาน และ
เป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้ระบบ ซึ่งเอกสารงานวิจัย แนวคิดและทฤษฎีต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ที่ผู้พัฒนาได้
ศึกษาประกอบด้วย
2.1 ความหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
2.2 แนวคิดเกี่ยวกับข้อมูลและสารสนเทศ
2.3 แนวคิดเกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
2.4 ฐานข้อมูลและการจัดการฐานข้อมูล
2.5 ภาษาคอมพิวเตอร์
2.6 วงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle : SDLC)
2.7 ค านิยามศัพท์
2.8 กระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศ กรมพัฒนาที่ดิน
2.1 ความหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
2.1.1 ส านักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (องค์การมหาชน) (2556) ได้ให้ความหมาย
e-Document หมายถึง เอกสารในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูปภาพ ฯลฯ
ซึ่งเรารู้จักกันดีและมีการใช้งานอย่างแพร่หลาย โดยปกติ เอกสารต่าง ๆ จะมีการเก็บรักษาไว้ในตู้หรือชั้น
เอกสารขององค์กร ซึ่งจัดเรียงไว้เป็นหมวดหมู่เพื่อให้ค้นหาได้ง่ายและสะดวกในการน าไปใช้ การอยู่ในรูปแบบ
กระดาษท าให้จะต้องเตรียมที่เก็บเอกสารเหล่านี้ และเมื่อเอกสารเหล่านี้เพิ่มมากขึ้นตามกาลเวลา ท าให้เก็บ
รักษาล าบาก นอกจากนี้ยังต้องมีระยะเวลาเก็บรักษาและท าลายให้เป็นไปตามนโยบายและกฎระเบียบของ
องค์กรนั้น ๆ ด้วย ซึ่งจะเห็นได้ว่า การเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษนั้นท าให้สิ้นเปลืองกระดาษและพื้นที่ในการ
เก็บรักษาเป็นจ านวนมาก การจะน าไปใช้ก็ค้นหาค่อนข้างล าบาก เนื่องจาก บางชิ้นอาจเก็บไว้นานจนลืมไปแล้ว
ว่าอยู่ไหน ทั้งยังต้องเสียเวลาในการค้นหา ด้วยเหตุนี้ จึงได้มีการพัฒนาเทคโนโลยี e-Document ขึ้นมาช่วยใน
การจัดเก็บเอกสาร เพื่อให้สามารถบริหารจัดการระบบเอกสารให้สามารถสืบค้นได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว
ยิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการท างานให้ดีขึ้นอีกด้วย
2.1.2 ประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์
เมื่อใดที่องค์กรมีเอกสารกระดาษจ านวนมากและได้จัดเก็บไว้ในคลังเอกสาร เมื่อมีความ
จ าเป็นต้องหยิบขึ้นสัก 1 ฉบับมาใช้อีก คงไม่ต้องบอกเลยว่า จะต้องใช้เวลานานแค่ไหนถึงจะเจอเอกสารที่
ต้องการ ดังนั้น หากน าเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการเอกสารเหล่านี้ได้ คงไม่ต้องบอกว่าจะท าให้ชีวิตดีขึ้น
เพียงใด เพราะไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาเอกสาร ไม่เสียพื้นที่ในการเก็บรักษา และยังไม่ต้องสิ้นเปลือง
กระดาษในการ Copy เก็บไว้อีกด้วย
