Page 28 - ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)

ห้องสมุดกรมพัฒนาที่ดิน
2-14

เป้าหมาย (Goal) เพื่อก าหนดความต้องการหรือระบบสารสนเทศที่องค์กรจะต้องมี ซึ่งการที่จะก าหนดสิ่งเหล่านี้
ได้จะต้องท าการประเมินระบบสารสนเทศในปัจจุบันว่ามีจุดแข็งและจุดอ่อนอย่างไร ตลอดจนการประเมิน
เทคโนโลยีสารสนเทศว่าจะช่วยสร้างโอกาสในเชิงการแข่งขันกับองค์กรได้มากน้อยเพียงไร

2) ขั้นตอนที่ 2 : ก าหนดขอบเขตของระบบฐานข้อมูล (Database System Definition)
ขั้นตอนนี้เป็นการก าหนดขอบเขตของฐานข้อมูลว่าจะครอบคลุมถึงการใช้งานของระบบงานไหนบ้าง และกลุ่ม
ผู้ใช้ประกอบด้วยหน่วยงานใดในองค์กร เมื่อได้พิจารณาถึงขอบเขตแล้วจะต้องพิจารณาต่อไปด้วยว่า ขอบเขต
จะมีการเชื่อมโยงหรือสัมพันธ์กับหน่วยงานอื่น ๆ อย่างไรบ้าง นอกจากนี้การก าหนดขอบเขตของระบบอาจจะ
มีการก าหนดทั้งระบบงาน และผู้ใช้ที่คาดว่าจะมีการขยายเพิ่มมากขึ้นในอนาคตอย่างไร

3) ขั้นตอนที่ 3 : การรวบรวมและวิเคราะห์ความต้องการ (Requirement Collection and
Analysis) การออกแบบฐานข้อมูล จ าเป็นต้องรวบรวมข้อมูลที่องค์กรต้องการ การรวบรวมข้อมูลอาจจะท าได้
โดยวิธีการ ดังต่อไปนี้

3.1) การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องในหน่วยงานต่าง ๆ
3.2) การสังเกตการปฏิบัติงาน
3.3) การตรวจทานจากเอกสาร โดยเฉพาะเอกสารที่เป็นแบบฟอร์ม หรือ รายงาน
3.4) สร้างแบบสอบถามเพื่อรวบรวมข้อมูลจากกลุ่มผู้ใช้ที่เกี่ยวข้อง

3.5) วิเคราะห์จากประสบการณ์ของผู้ออกแบบระบบซึ่งเคยออกแบบระบบลักษณะที่
คล้ายคลึงกันมาก่อน
ข้อควรระวังในการรวบรวมข้อมูล คือ ควรจะต้องท าให้ตรงตามแผนงานและขอบเขตที่
ก าหนดไว้ในขั้นตอน 1 และ 2 เพื่อให้ได้ตรงตามเป้าหมาย และไม่เสียเวลาในการศึกษาเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้อง

วิธีการรวบรวมข้อมูลตามที่กล่าวมาข้างต้น อาจจะเป็นแนวทางที่ไม่มีโครงสร้างที่ชัดเจน ดังนั้น
การรวบรวมและวิเคราะห์อาจจะใช้เทคนิคในการออกแบบและวิเคราะห์ระบบงานที่นิยมใช้กัน เช่น แผนภูมิ
แสดงกระแสของข้อมูล (Data Flow Diagram : DFD) หรือ ผังแสดงล าดับขั้นตอนของข้อมูลน าเข้า การ
ประมวลผลและการแสดงผล (Hierarchical Input Process Output : HIPO) เป็นต้น

4) ขั้นตอนที่ 4 : การออกแบบฐานข้อมูล (Database Design) วัตถุประสงค์ของขั้นตอน
การออกแบบฐานข้อมูล เพื่อให้ได้ข้อมูลและความสัมพันธ์ (Relationships) ของข้อมูลที่จะต้องมีในระบบงาน
หรือตามที่ผู้ใช้กลุ่มต่าง ๆ ต้องการ การออกแบบข้อมูล (Data Modeling) เพื่อให้ทราบถึงความหมายของข้อมูล

สามารถแบ่งการออกแบบได้เป็น 3 ระดับ คือ
4.1) การออกแบบข้อมูลในระดับแนวคิด (Conceptual Database Design) เป็น
การออกแบบโดยไม่ค านึงปัจจัยด้านกายภาพ (Physical) และระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) ที่เลือกใช้
ขั้นตอนนี้เป็นเพียงออกแบบถึงข้อมูลที่ต้องการ และ ความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลในฐานข้อมูลเท่านั้น กล่าวคือ
ขั้นตอนนี้ยังไม่ค านึงถึงระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) ชุดค าสั่งงานที่ใช้กับระบบประยุกต์ใช้งานต่าง ๆ

(Application Program) ภาษาทางคอมพิวเตอร์ ปัจจัยด้านฮาร์ดแวร์หรือปัจจัยด้านกายภาพอื่น ๆ (Physical)
การออกแบบในระดับนี้บางครั้งเรียกว่าการออกแบบในระดับสูง (High Level Database
Design) การออกแบบฐานข้อมูลในระดับนี้สามารถใช้แนวทางแบบ Data Oriented ซึ่งสามารถออกแบบข้อมูลได้

2 ลักษณะ คือ