Page 44 - ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
P. 44
ห้องสมุดกรมพัฒนาที่ดิน
บทที่ 3
การก าหนดปัญหา (Problem Definition) และ
การวิเคราะห์ระบบ (Analysis)
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ประกอบด้วยระบบ
งานย่อยจ านวน 3 ระบบ คือ “ระบบหนังสือเวียน” “ระบบค าสั่งต่างๆ” และ “ระบบแจ้งเรื่องรักษาราชการแทน
อธพ. และ รธพ.” ซึ่งในการพัฒนาระบบผู้พัฒนาได้น าทฤษฎีวงจรการพัฒนาระบบ (System Development
Life Cycle : SDLC) มาประยุกต์ใช้ในการด าเนินงาน ตามที่ได้น าเสนอไว้ในบทที่ 2 แนวคิดและทฤษฎีที่
เกี่ยวข้อง โดยแบ่งขั้นตอนการด าเนินงานออกเป็น 7 ขั้นตอน คือ
ขั้นตอนที่ 1 การก าหนดปัญหา (Problem Definition)
ขั้นตอนที่ 2 การวิเคราะห์ระบบ (Analysis)
ขั้นตอนที่ 3 การออกแบบระบบ (Design)
ขั้นตอนที่ 4 การพัฒนาระบบ (Development)
ขั้นตอนที่ 5 การทดสอบระบบ (Testing)
ขั้นตอนที่ 6 การติดตั้งและการใช้งานระบบ (Implementation)
ขั้นตอนที่ 7 การบ ารุงรักษา (Maintenance)
โดยในบทนี้จะกล่าวถึง ขั้นตอนที่ 1 การก าหนดปัญหา (Problem Definition) และ ขั้นตอนที่ 2 การ
วิเคราะห์ระบบ (Analysis) ดังนี้
3.1 การก าหนดปัญหา (Problem Definition)
เป็นขั้นตอนของการก าหนดขอบเขตของปัญหาของระบบงาน โดยพิจารณาสาเหตุของปัญหาจากการ
ด าเนินงานในปัจจุบัน และความเป็นไปได้กับการพัฒนาระบบ e-Document โดยมีรายละเอียด ดังนี้
3.1.1 การด าเนินงานในปัจจุบัน
ปัจจุบันการด าเนินการแจ้งเวียนข้อมูลข่าวสาร เอกสาร สิ่งพิมพ์ ข้อสั่งการ และค าสั่งต่าง ๆ มี
จ านวนมาก ในทุก ๆ วันบนโต๊ะท างานจะมีกระดาษที่เป็นเอกสารเข้าออกอยู่ตลอดเวลา สิ่งพิมพ์หรือกระดาษ
เอกสารเหล่านั้น ได้รับการคัดลอก ถ่ายส าเนา หรือด าเนินการส่งต่อระหว่างกัน เนื่องจากภายในกรมพัฒนาที่ดิน
มีเรื่องที่ต้องเวียนให้ทราบวันละหลายเรื่อง จากหลายหน่วยงาน แต่ละเรื่องต้องได้รับการส าเนาและส่งกระจาย
ออกไป ซึ่งในจ านวนนั้นมีหลายเรื่องที่แจ้งเพื่อให้รับทราบ และมีเอกสารบางฉบับที่ต้องน าเก็บรวบรวมไว้เป็น
หมวดหมู่ เป็นแฟ้ม เพื่อการอ้างอิง หรือใช้งานในวันข้างหน้า
กรมพัฒนาที่ดิน จึงได้พัฒนาระบบหนังสือเวียน และ ระบบค าสั่งต่างๆ ของกรม ขึ้นตั้งแต่ปี
พ.ศ.2544 เพื่อให้ส านักงานเลขานุการกรม รับผิดชอบน าข้อมูลหนังสือเวียนต่าง ๆ เข้าสู่ระบบ เช่น แจ้งเวียน
หน่วยงานภายในกรม หรือหนังสือเวียนจากภายนอกแจ้งประชาสัมพันธ์ และ กองการเจ้าหน้าที่ รับผิดชอบน า
ค าสั่งต่าง ๆ ของกรมพัฒนาที่ดิน เข้าสู่ระบบ เช่น ค าสั่งแต่งตั้ง ค าสั่งเลื่อนข้าราชการ ค าสั่งโยกย้าย แก้ไขค าสั่ง
ต่างๆ ให้กับข้าราชการและเจ้าหน้าที่ของกรมได้รับทราบ โดยระบบสามารถสืบค้นข้อมูลได้ผ่าน Intranet เพื่อ
เป็นการลดใช้กระดาษ
