Page 46 - ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
P. 46
ห้องสมุดกรมพัฒนาที่ดิน
3-3
3.2 การวิเคราะห์ (Analysis)
เพื่อให้การพัฒนาระบบ e-Document สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งานในระดับต่างๆ ได้
อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด จึงมีขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ ดังนี้
3.2.1 ศึกษาการท างานของระบบปัจจุบัน (ระบบเดิม)
ระบบเดิมมีการท างานแยกออกเป็น 3 ระบบ รายละเอียดแต่ละระบบ ดังนี้
1) ระบบหนังสือเวียน เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อจัดเก็บข้อมูลหนังสือเวียน เริ่มใช้งานตั้งแต่ปี
พ.ศ.2544 โดยเป็นการแจ้งเวียนเรื่องจากหน่วยงานส่วนกลาง เพื่อให้ทุกหน่วยงานในสังกัดกรมพัฒนาที่ดินได้
รับทราบ ซึ่งหน่วยงานที่มีสิทธิ์น าข้อมูลเข้าระบบหนังสือเวียน คือ ส านักงานเลขานุการกรม เพียงหน่วยงาน
เดียว ผู้ใช้งานสามารถเข้าใช้งานโปรแกรมเพื่อเรียกดูข้อมูลผ่านเว็บ Browser ได้ที่เว็บไซต์ Intranet กรม
พัฒนาที่ดิน เลือกหัวข้อ หนังสือเวียน แต่เนื่องจากระบบถูกพัฒนาโดยใช้เทคโนโลยีแบบเก่า จึงยังไม่มีระบบ
Search Engine แม้มีการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบฐานข้อมูล ท าให้ในการเรียกดูข้อมูลผู้ใช้ต้องค้นหาข้อมูลโดย
เลือกปี เลือกเดือน จากนั้นเลื่อนหาข้อมูลไปทีละหน้ากว่าจะพบข้อมูลที่ต้องการ ไม่สามารถตอบสนองความ
ต้องการใช้ข้อมูลได้ทันที
2) ระบบค าสั่งต่าง ๆ เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อจัดเก็บข้อมูลค าสั่งต่าง ๆ ของกรมพัฒนาที่ดิน
เช่น ย้ายข้าราชการ เลื่อนข้าราชการ บรรจุแต่งตั้งผู้ได้รับการคัดเลือก โดยกองการเจ้าหน้าที่ เท่านั้นที่มีสิทธิ์น า
ข้อมูลค าสั่งต่าง ๆ เข้าระบบ ผู้ใช้งานสามารถเข้าใช้งานโปรแกรมเพื่อเรียกดูข้อมูลผ่านเว็บ Browser ได้ที่เว็บไซต์
Intranet ของกรมพัฒนาที่ดิน เลือกหัวข้อ ค าสั่งต่าง ๆ แต่เพราะเป็นระบบที่ถูกพัฒนาและเริ่มใช้งานตั้งแต่ปี
พ.ศ. 2544 ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บไว้จึงมีปริมาณมาก ในการค้นหาข้อมูลค าสั่งต่างๆ ย้อนหลัง กรณีที่ไม่ทราบวันที่
ออกค าสั่ง ผู้ใช้งานต้องสุ่มเลือก ปี และเลือกเดือน ที่ต้องการดูข้อมูล แล้วเลื่อนดูข้อมูลทีละรายการจนกว่า จะ
พบข้อมูลที่ต้องการ เนื่องจากระบบยังไม่มีการค้นหาข้อมูลแบบ Search engine ท าให้ไม่สะดวกในการค้นหา
ข้อมูล
3) ระบบแจ้งเรื่องรักษาราชการแทน อธพ. และ รธพ. เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อจัดเก็บ
ข้อมูล เรื่องรักษาราชการแทน อธพ. รธพ.วก รธพ.ปก. และ รธพ.บร. โดยหน่วยงานที่มีสิทธิ์น าข้อมูล เข้า
ระบบ คือ ส านักงานเลขานุการกรม แสดงผลข้อมูลในรูปแบบเว็บไซต์ ผู้ใช้งานสามารถเรียกดูข้อมูลผ่านเว็บ
Browser ได้ที่ เว็บไซต์ Intranet กรมพัฒนาที่ดิน เลือกหัวข้อ แจ้งเรื่องรักษาราชการแทน อธพ. และ รธพ.
แม้มีการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบฐานข้อมูล แต่ในการเรียกดูข้อมูลย้อนหลัง ผู้ใช้งานต้องท าการเลือก ปี และ
เดือนที่ต้องเรียกดูข้อมูล ไม่สามารถค้นหาแบบเจาะจงรายการหรือใส่เงื่อนไขในการค้นหาเพื่อเรียกดูข้อมูลใน
รายการที่ต้องการได้ทันที ท าให้เสียเวลาในการค้นหาข้อมูล
3.2.2 ศึกษาและรวบรวมข้อมูลความต้องการของระบบใหม่ ดังนี้
ศึกษาความต้องการของผู้ใช้งาน และเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับระบบงานเดิม เพื่อพัฒนาให้ระบบ
e-Document ได้ตรงตามวัตถุประสงค์การใช้งาน สามารถรองรับการน าเข้าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จากหน่วย
ต่าง ๆ ภายในกรมพัฒนาที่ดิน เพื่อใช้ข้อมูลร่วมกัน ลดการใช้กระดาษและงบประมาณในองค์กรตามเป้าหมาย
ที่ตั้งไว้ ประกอบด้วย
1) ศึกษาความต้องการของผู้ดูแลระบบ พบว่า ผู้ดูแลระบบต้องเป็นผู้ท าหน้าที่ก าหนดสิทธิ์
ให้กับผู้ใช้งานเพื่อ บันทึก/แก้ไข ข้อมูลหนังสือเวียน ค าสั่งต่าง ๆ และ แจ้งเรื่องรักษาราชการแทน อธพ. และ
