Page 45 - ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
P. 45
ห้องสมุดกรมพัฒนาที่ดิน
3-2
3.1.2 ปัญหาที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน
เนื่องจากระบบหนังสือเวียน และ ระบบค าสั่งต่างๆ ของกรม จัดท าขึ้นตั้งแต่ปี พ.ศ.2544
ปัจจุบันอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ระบบปฏิบัติการเครื่องแม่ข่าย และ ระบบฐานข้อมูล มีการพัฒนาขึ้นมาก และ
ปรับเปลี่ยนเวอร์ชันไปอย่างรวดเร็ว ท าให้ระบบที่พัฒนาเดิมเกิดปัญหา ไม่สามารถรองรับกับอุปกรณ์และ
ระบบปฏิบัติการสมัยใหม่ได้ ส่งผลให้เกิดปัญหาในการให้บริการ ดังนี้
1) ระบบหนังสือเวียน ระบบค าสั่งต่างๆ และ ระบบแจ้งเรื่องรักษาราชการแทน อธพ. และ
รธพ. มีระบบงานเดิมที่พัฒนาด้วยภาษา ASP ซึ่งพบว่ามีช่องโหว่ในเรื่องการประมวลผล และเกิดปัญหาการใช้
งานกับระบบปฏิบัติการเครื่องแม่ข่ายที่ปรับปรุงเป็นรุ่นใหม่ในปัจจุบัน และไม่สามารถปรับปรุงแก้ไขระบบเดิมได้
2) การจัดระบบเอกสารที่มีปริมาณมากทุกปี เครื่องแม่ข่ายระบบเดิมไม่สามารถรองรับปริมาณ
ข้อมูลที่เพิ่มมากขึ้นได้ จึงเกิดปัญหาไม่สามารถน าไฟล์ขึ้นสู่ระบบได้
3) ปัญหาการสืบค้นข้อมูล เนื่องจากระบบเดิมจัดเก็บข้อมูลเป็นรายปีตามปีปฏิทิน ผู้ใช้งานไม่
สามารถค้นหาจากค าค้น (Key Word) หรือก าหนดเงื่อนไขการค้นหาได้ ท าให้เกิดความยุ่งยากต่อการสืบค้น
เอกสารย้อนหลัง ต้องสืบค้นเอกสารทีละรายการ เรียงล าดับตามเดือน และ ปีปฏิทิน
4) ระบบหนังสือเวียน/ตู้จัดเก็บเอกสาร ยังไม่สามารถใช้งานได้ครอบคลุมทุกหน่วยงาน
เนื่องจากระบบเดิมได้ก าหนดสิทธิ์ให้เฉพาะ ส านักงานเลขานุการกรม สามารถน าข้อมูลขึ้นสู่ระบบได้เพียง
หน่วยงานเดียวเท่านั้น
3.1.3 ความจ าเป็นในการพัฒนาระบบ e-Document
จากปัญหาดังกล่าวข้างต้น พบว่า ระบบหนังสือเวียน/ตู้จัดเก็บเอกสาร ยังไม่สามารถใช้งานได้
ครอบคลุมทุกหน่วยงาน ส่วนการน าเอกสารข้อมูลเข้าสู่ระบบค าสั่งต่างๆ เกิดปัญหาฐานข้อมูลเป็นรุ่นเก่าไม่
สามารถแนบไฟล์ได้ในบางครั้ง เกิดช่องโหว่ด้านความปลอดภัยจากภาษาที่ใช้พัฒนา และ เกิดความยุ่งยากต่อ
การสืบค้นเอกสารย้อนหลัง ไม่สามารถค้นหาโดยใช้ค าค้น หรือก าหนดเงื่อนไขการค้นหาได้ และ ระบบเดิมเกิด
จากการจ้างพัฒนา โดยใช้ซอฟต์แวร์ส าเร็จรูปจึงไม่สามารถปรับแต่งหรือแก้ไขระบบงานเดิมได้ อีกทั้ง กรม
พัฒนาที่ดิน ต้องด าเนินการตามข้อสั่งการนายกรัฐมนตรี เรื่อง ลดการใช้เอกสาร ลดการใช้ทรัพยากร โดยให้น า
ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้แทน
ดังนั้น จึงจ าเป็นต้องพัฒนาระบบ e-Document ซึ่งประกอบด้วย 3 ระบบย่อย คือ “ระบบ
หนังสือเวียน” “ระบบค าสั่งต่างๆ” และ “ระบบแจ้งเรื่องรักษาราชการแทน อธพ.และ รธพ.” เพื่อให้รองรับ
กับระบบปฏิบัติการเครื่องแม่ข่ายที่เป็นรุ่นใหม่ที่มีความมั่นคงปลอดภัย และมีความเสถียรมากยิ่งขึ้น อ านวย
ความสะดวกให้กับเจ้าหน้าที่ของกรมพัฒนาที่ดิน สามารถเข้าสืบค้นข้อมูลได้ผ่านระบบ Intranet มีจุดประสงค์
เพื่อให้หน่วยงานสามารถท างานบนระบบพื้นฐานการใช้เอกสารร่วมกัน และสามารถจัดการเอกสารสิ่งพิมพ์จาก
ภายนอกที่เข้ามาในกรม ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และจัดส่งเวียนภายในองค์กรได้ ส่งผลให้
การบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถท าได้สะดวกยิ่งขึ้น
ระบบ e-Document ยังลดการใช้ตู้เอกสาร/แฟ้มเอกสารที่กินเนื้อที่ และสิ้นเปลืองการดูแลรักษา
จุดเด่นของการสร้างสิ่งแวดล้อมที่ไร้กระดาษอีกประการหนึ่ง คือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ท าให้สถานที่ท างาน
สะอาด และเป็นระเบียบมากขึ้น
