Page 16 - แนวปฏิบัติการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ด้วยโปรแกรม "Zoom Meeting"

ห้องสมุดกรมพัฒนาที่ดิน

2. การประชุมลับ
ในการประชุมลับผานสื่ออิเล็กทรอนิกส นอกจากจะตองดำเนินการตามวิธีการจัดการประชุม ทั่วไป

ผานสื่ออิเล็กทรอนิกสแลว ยังตองดำเนินการดังตอไปนี้ดวย
2.1 กอนการประชุม
1) เมื่อผูทำหนาที่ประธานในที่ประชุมกำหนดใหมี การประชุมลับผานสื่ออิเล็กทรอนิกส
ผูมีหนาที่จัดการประชุมจะตองแจงใหผูรวมประชุมทราบลวงหนาวาการประชุมครั้งนี้

จะเปนการประชุมลับผานสื่ออิเล็กทรอนิกส
2) การสงหนังสือเชิญประชุมและเอกสารประกอบการประชุม จะสงผานระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส (e-saraban)

3) Co-host จัดเตรียม เอกสารประกอบการประชุม ขอมูลที่นำเสนอในระหวางการประชุม หรือ
ขอมูลที่เกี่ยวของ ดวยวิธีการที่มีความมั่นคงปลอดภัย เพื่อปองกันมิใหบุคคลที่ไมมีสิทธิ์
รวมประชุมรูหรือลวงรูถึงขอมูลการประชุมในเรื่องลับดังกลาว
4) จัดเตรียมระบบรองรับการประชุม
4.1) ระบบเสียง/ภาพ และการรายงานตัว

4.1.2) Host ดำเนินการใหสามารถสื่อสารดวยเสียง หรือทั้งเสียงและภาพ ผานระบบ
Zoom ไปยังผูเขารวมประชุม
4.1.3) Host ดำเนินการทดสอบภาพและเสียงกับผูเขารวมประชุม หากพบปญหาให

ดำเนินการแกไข ใหดำเนินการแกไขใหใชงานไดปกติ
4.1.4) Co-Host แจงใหผูรวมประชุมตองแสดงตนกอนรวมการประชุม เพื่อเปนการ
นับองคประชุม ตามวิธีการที่ผูมีหนาที่จัดการประชุมกำหนด เชน การขานชื่อ
การแจงชื่อ/ตำแหนง/หนวยงานในชอง Chat ระบบ Zoom เปนตน
4.2) การควบคุมระบบการประชุม Host ดำเนินการดังนี้

4.2.1) Host แนะนำการใชงานระบบ Zoom ในเบื้องตนใหกับ Co-host เชน การ
Share Screen การเปด-ปดไมคของผูเขารวมประชุม การกดรับผูเขารวม
ประชุมที่มีสวนเกี่ยวของกับการประชุมเทานั้น

2.2 ระหวางประชุม
ใหผูรวมประชุมผานสื่ออิเล็กทรอนิกสรับรองตอที่ประชุมวาไมมีบุคคลที่ไมมีสิทธิ์รวมประชุม
สามารถรูหรือลวงรูถึงขอมูลการประชุมในเรื่องลับดังกลาว โดยควรประชุม ณ พื้นที่ปดที่ไมมีบุคคลอื่น
เขาออก ทั้งนี้ ผูมีหนาที่จัดการประชุมควรแจงเตือนผูรวมประชุมวาเปนการประชุมลับ

ขอควรระวัง ตามประกาศกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เรื่อง มาตรฐานการรักษา
ความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผานสื่ออิเล็กทรอนิกส พ.ศ. ๒๕๖๓ หามมิใหมีการบันทึกเสียงหรือ
ทั้งเสียงและภาพของผูรวมประชุมทุกคน ตลอดระยะเวลาที่มีการประชุมลับ