Page 14 - แนวปฏิบัติการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ด้วยโปรแกรม "Zoom Meeting"

ห้องสมุดกรมพัฒนาที่ดิน

2.3 วิธีการจัดการประชุมผานสื่ออิเล็กทรอนิกส

ในการจัดการประชุมผานสื่ออิเล็กทรอนิกส มีขั้นตอนรายละเอียดที่สำคัญโดยแบงเปน
การดำเนินการ กอนการประชุม ระหวางการประชุม และหลังการประชุม ทั้งนี้ หากเปนการประชุมลับ
จะมีการดำเนินการ ที่แตกตางจากการประชุมทั่วไปบางประการ ทั้งยังมีขอควรระวังที่ตองปฏิบัติตาม
อยางเครงครัดอีกดวย

1. การประชุมทั่วไป

1.1 กอนการประชุม
1) เมื่อผูทำหนาที่ประธานในที่ประชุมกำหนดใหมีการประชุมผานสื่ออิเล็กทรอนิกส ผูมีหนาที่
จัดการประชุมจะตองแจงใหผูรวมประชุมทราบลวงหนาวาการประชุมครั้งนี้จะดำเนินการ ผาน
สื่ออิเล็กทรอนิกส และแจงขอมูลเกี่ยวกับวิธีดำเนินการประชุมผานสื่ออิเล็กทรอนิกส

2) การสงหนังสือเชิญประชุมและเอกสารประกอบการประชุม จะสงผานระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส (e-saraban)
3) จัดเตรียมระบบรองรับการประชุม
3.1) ระบบเสียง/ภาพ และการรายงานตัว

3.1.1) Host ดำเนินการใหสามารถสื่อสารดวยเสียง หรือทั้งเสียงและภาพ ผานระบบ
Zoom ไปยังผูเขารวมประชุม
3.1.2) Host ดำเนินการทดสอบภาพและเสียงกับผูเขารวมประชุม หากพบปญหาให
ดำเนินการแกไข ใหดำเนินการแกไขใหใชงานไดปกติ

3.1.3) Host แนะนำการใชงานระบบ Zoom ในเบื้องตนใหกับ Co-host เชน
การ Share Screen การเปด-ปดไมคของผูเขารวมประชุม
3.1.4) Co-host แจงใหผูรวมประชุมแสดงตนกอนรวมการประชุม เพื่อเปนการ

นับองคประชุม ตามวิธีการที่ผูมีหนาที่จัดการประชุมกำหนด เชน การขานชื่อ
การแจงชื่อ/ตำแหนง/หนวยงานในชอง Chat ระบบ Zoom เปนตน
3.2) การควบคุมระบบการประชุม Host ดำเนินการดังนี้
3.2.1) ดำเนินการจัดการสิทธิ์ของผูเขารวมประชุมได โดยสามารถงดถายทอดเสียง
หรือทั้งเสียงและภาพเปนการชั่วคราว หยุดสงขอมูลแกผูรวมประชุมคนใดคนหนึ่ง

หากมีเหตุจำเปน และมีกรณีฉุกเฉิน
3.2.2) ดำเนินการกำหนดสิทธิ์ใหกับผูเขารวมอยางนอย 1 คน ทำหนาที่ Co-host
ในการควบคุมระบบการประชุม