Page 39 - ระบบบริหารจัดการงบประมาณด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร กรมพัฒนาที่ดิน
P. 39
ห้องสมุดกรมพัฒนาที่ดิน
2-15
ภาพที่ 2–1 การอธิบายฐานข้อมูล (Database System)
ที่มา: http://supaporn-raksalam.blogspot.com/2011/06/database-and-database-
management-system.html (2554)
2.2.1 แนวคิดของการใช้ฐานข้อมูล
วิโรจน์ ชัยมูล และ สุพรรณษา ยวงทอง (2558) อธิบายว่า การน าระบบฐานข้อมูลมาใช้
จัดการกับข้อมูลนั้นมีแนวคิดที่ตั้งอยู่บนพื้นฐาน ดังนี้
1) ลดความซ้ าซ้อนกันของข้อมูล (Reduced Data Redundancy) การจัดเก็บข้อมูลของ
หน่วยงานซึ่งแยกกันไว้หลายที่ อาจมีบางส่วนที่ซ้ าซ้อนกันได้ (Data Redundancy) กล่าวคือ มีข้อมูลชุด
เดียวกันถูกจัดเก็บในสองแฟ้มข้อมูลหรืออาจมากกว่านั้น เช่น ฝ่ายการเงินกับฝ่ายขาย ต่างก็เก็บข้อมูล
ลูกค้าไว้ที่ฝ่ายของตนเอง ท าให้เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลโดยเปล่าประโยชน์ และเมื่อใดก็ตามที่มี
การเปลี่ยนแปลงในแฟ้มข้อมูลนั้น เช่น ที่อยู่ของลูกค้าเปลี่ยนแปลงไป ก็ต้องตามไปแก้ไขทุกๆ แฟ้มที่เก็บ
ทั้งของฝ่ายขายและฝ่ายการเงินท าให้เสียเวลาเป็นอย่างมาก การน าเอาฐานข้อมูลมาใช้จึงเป็นการลดความ
ซ้ าซ้อนกันของข้อมูลได้เป็นอย่างดี
2) ลดความขัดแย้งของข้อมูล (Reduced Data Inconsistency) คือ ลักษณะของข้อมูลที่
เป็นชุดเดียวกันแต่มีค่าต่างกัน เป็นผลสืบเนื่องมาจากการซ้ าซ้อนกันของข้อมูล เช่น หากมีการ
เปลี่ยนแปลงที่อยู่และแก้ไขเฉพาะฝ่ายขายที่เดียว โดยไม่ได้แจ้งให้กับทางฝ่ายการเงินทราบ เพราะต่างฝ่าย
ต่างจัดการกับข้อมูลกันเอง ข้อมูลที่อยู่ลูกค้าของฝ่ายการเงินจึงยังเป็นข้อมูลเดิม เมื่อน าข้อมูลไปใช้งานก็
จะเกิดความผิดพลาด จะเห็นได้ว่าการประมวลผลที่ต่างคนต่างจัดการข้อมูลกันเองนั้น ท าให้ข้อมูลมีความ
ขัดแย้งและมีค่าที่ไม่ตรงกันได้ อีกทั้งยังสับสนว่าข้อมูลของใครใหม่กว่ากัน การแก้ปัญหาโดยเอา
ฐานข้อมูลมาจัดเก็บจึงเป็นทางออกที่ดีกว่าในการลดความขัดแย้งกัน เพราะเป็นการแก้ไขในฐานข้อมูล
เพียงที่เดียว ข้อมูลจึงมีความถูกต้องและสอดคล้องกัน
3) การรักษาความคงสภาพของข้อมูล (Improved Data Integrity) ความคงสภาพของ
ข้อมูล (Data Integrity) คือ ความถูกต้อง ความสอดคล้อง ความสมเหตุสมผลของข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูล
นั้น การน าเอาฐานข้อมูลมาใช้จะช่วยให้สามารถควบคุมความคงสภาพนี้ได้ง่าย โดยเราสามารถก าหนด
ชนิดของข้อมูล (Data Type) และความยาวของข้อมูล (Data Length) ให้กับข้อมูลแต่ละส่วนได้