Page 57 - ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
P. 57
ห้องสมุดกรมพัฒนาที่ดิน
4-3
ค าอธิบายโมดูลระบบหนังสือเวียน
2.1) ค้นหาหนังสือเวียน : เป็นการค้นหาหนังสือเวียนที่สามารถระบุเงื่อนไขการค้นหา
โดยเลือกค้นหาจาก เลขที่หนังสือเวียน เรื่อง วันที่ ชื่อหน่วยงาน อย่างใดอย่างหนึ่ง หรือระบุทุกเงื่อนไขพร้อมกัน
ผลลัพธ์ที่ได้จากการค้นหา ระบบจะแสดง เลขที่หนังสือ ชั้นความเร็ว วันที่ออกเลขที่ วันที่บันทึกข้อมูล เรื่อง
ชื่อหน่วยงานภายในกรม ชื่อหน่วยงานภายนอก และเอกสารแนบ
2.2) ค้นหาหนังสือเวียนเฉพาะหน่วยงาน : เป็นการค้นหาหนังเวียนที่ผู้ใช้ ใช้ค้นหา
หนังสือเวียนภายในหน่วยงานตนเอง โดยค้นหาเลขที่หนังสือเวียน เรื่อง วันที่ ชื่อหน่วยงาน อย่างใดอย่างหนึ่ง
หรือระบุทุกเงื่อนไขพร้อมกัน ผลลัพธ์ที่ได้จากการค้นหา ระบบจะแสดง เลขที่หนังสือ ชั้นความเร็ว วันที่ออก
เลขที่ วันที่บันทึกข้อมูล เรื่อง ชื่อหน่วยงานภายในกรม ชื่อหน่วยงานภายนอก และเอกสารแนบ
2.3) เฉพาะเจ้าหน้าที่ : เป็นส่วนของเจ้าหน้าที่ส าหรับบันทึกข้อมูลหรือแก้ไขข้อมูลใน
ระบบหนังสือเวียน การเข้าใช้งานในเมนูนี้อนุญาตเฉพาะเจ้าหน้าที่ที่ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
ก าหนด โดยจะต้องกรอกรหัสผู้ใช้/รหัสผ่าน เดียวกับ รหัส Intranet เพื่อ Login เข้าสู่ระบบ จากนั้นสามารถ
เลือกบันทึก/แก้ไขข้อมูล รายละเอียดดังนี้
2.3.1) บันทึกหนังสือเวียน : เจ้าหน้าที่ต้องบันทึกรายการหนังสือเวียน ได้แก่ ที่
(เลขที่หนังสือ) เรื่อง วันที่ หน่วยงาน(หน่วยงานที่ออกหนังสือ) ชั้นความเร็ว หน่วยงานที่มีสิทธิ์เรียกดู และแนบ
ไฟล์หนังสือเวียนเข้าระบบ
2.3.2) แก้ไขหนังสือเวียน : เจ้าหน้าที่สามารถแก้ไขหนังสือเวียนได้เฉพาะรายการ
ที่ตนเองเป็นผู้บันทึกเข้าระบบ แล้วเลือกแก้ไขรายการหนังสือเวียน ได้แก่ ที่ (เลขที่หนังสือ) เรื่อง วันที่
หน่วยงาน (หน่วยงานที่ออกหนังสือ) ชั้นความเร็ว หน่วยงานที่มีสิทธิ์เรียกดู แนบไฟล์หนังสือเวียนใหม่ สถานะ
เอกสาร
2.4) รายงานการน าข้อมูลเข้าระบบ : เป็นรายงานสรุปจ านวนหนังสือเวียนที่น าเข้า
ระบบของแต่ละหน่วยงาน โดยผู้ใช้ระบุช่วงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ต้องการดูข้อมูล เพื่อเป็นเงื่อนไขให้ระบบ
น าไปประมวลผลข้อมูลและแสดงรายงานตามช่วงเวลาที่ผู้ใช้ก าหนด
2.5) ระบบหนังสือเวียน (ระบบเก่า) : เป็นการเชื่อมโยง (Link) ไปยังเว็บไซต์ระบบ
หนังสือเวียน (ระบบเก่า) เพื่ออ านวยความสะดวกให้กับผู้ใช้งานที่ต้องการค้นหาหนังสือเวียนที่ระบบงานเดิม
3) โมดูลระบบค าสั่งต่าง ๆ ประกอบด้วยโมดูล ดังภาพที่ 4-3
ระบบค าสั่งต่าง ๆ
ค้นหาค าสั่งต่าง ๆ
เฉพาะเจ้าหน้าที่
ระบบ ค าสั่งต่าง ๆ (ระบบเก่า)
ภาพที่ 4 - 3 แสดงโมดูลระบบค าสั่งต่าง ๆ
