Page 3 - ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
P. 3
ห้องสมุดกรมพัฒนาที่ดิน
ค ำน ำ
กรมพัฒนาที่ดิน ได้มีการใช้งานระบบหนังสือเวียน/ตู้จัดเก็บเอกสาร และระบบค าสั่งต่างๆ ของกรม
ตั้งแต่ปี พ.ศ.2544 เพื่อให้ข้าราชการและเจ้าหน้าที่ของกรม สามารถสืบค้นข้อมูลได้ผ่าน Intranet จากการ
ส ารวจพบว่า ระบบหนังสือเวียน/ตู้จัดเก็บเอกสาร ยังไม่สามารถใช้งานได้ครอบคลุมทุกหน่วยงาน ส่วนการ
น าเอกสารข้อมูลเข้าสู่ระบบค าสั่งต่างๆ ของกรม เกิดปัญหาฐานข้อมูลเป็นรุ่นเก่าไม่สามารถแนบไฟล์ได้ใน
บางครั้ง และ เนื่องจากฐานข้อมูลเดิมของระบบถูกเก็บข้อมูลเป็นรายปีตามปีปฏิทิน ท าให้เกิดความยุ่งยากต่อ
การสืบค้นเอกสารย้อนหลัง ต้องสืบค้นเอกสารทีละรายการ เรียงล าดับตามเดือน และ ปี พ.ศ. ผู้ใช้งานไม่
สามารถค้นหาโดยใช้ค าค้น หรือก าหนดเงื่อนไขการค้นหาได้
ดังนั้น เพื่อเป็นการพัฒนาระบบจัดเก็บเอกสารและระบบแจ้งเวียนหนังสือต่าง ๆ ให้มีประสิทธิภาพ
จึงได้พัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ขึ้น ซึ่งได้รวบรวม
“ระบบหนังสือเวียน” “ระบบค าสั่งต่าง ๆ ” และ “ระบบแจ้งเรื่องรักษาราชการแทนอธิบดีกรมพัฒนาที่ดิน
(อธพ.) และ รองอธิบดีกรมพัฒนาที่ดิน (รธพ.)” ไว้ด้วยกัน โดยเป็นระบบที่ถูกพัฒนาและออกแบบมาเพื่อ
ตอบสนองความต้องการในการจัดเก็บเอกสารที่อยู่ในรูปของกระดาษให้เปลี่ยนเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่
เก็บไว้ในระบบสารสนเทศ รองรับกับระบบปฏิบัติการเครื่องแม่ข่ายที่เป็นรุ่นใหม่ และระบบฐานข้อมูลที่มีความ
เสถียรมากยิ่งขึ้น รองรับจ านวนข้อมูลเข้าสู่ระบบได้มากขึ้น มีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบมีมาตรฐานและมีความ
ปลอดภัย สามารถค้นหาข้อมูลได้สะดวก รวดเร็ว ข้อมูลเป็นปัจจุบัน ช่วยประหยัดทรัพยากร ลดปริมาณการใช้
กระดาษ / จ านวนเอกสาร และลดภาระงบประมาณได้ในอนาคต
อติรัตน์ วงศ์ดานี
มิถุนายน 2561
